Perché gli affittuari negli Stati Uniti cercano appartamenti fuori dall'orario d'ufficio e cosa si perdono gli operatori

La ricerca di appartamenti non implica più l'attesa dell'apertura di uno sportello di locazione. Gli affittuari statunitensi possono cercare annunci, consultare le politiche sugli animali domestici e confrontare i prezzi. Possono inviare richieste solo quando il lavoro glielo permette, rendendo difficile per i team di locazione prevedere quando un potenziale affittuario potrebbe mettersi in contatto.

Il vero rischio per gli operatori è che gli affittuari più motivati utilizzino gli annunci per restringere le loro scelte mentre il team è offline.

La ricerca di appartamenti ora si adatta alla giornata dell'affittuario

Durante l'orario di lavoro, gli affittuari non devono più usare un unico portale desktop. La ricerca può avvenire ovunque: su dispositivi mobili, tramite app, su siti web di annunci o tramite e-mail e SMS.

Il rapporto Zillow 2025 Consumer Housing Trends Report afferma che i siti web mobili sono stati utilizzati durante la ricerca dall'81% degli affittuari recenti, mentre le app mobili sono state utilizzate dal 73%, un aumento del 9% rispetto al 2024. Nelle ricerche online, Zillow ha rilevato che gli affittuari hanno utilizzato in media cinque siti o app.

La tempistica di una ricerca può essere più personalizzata dall'utente, come controllare i migliori percorsi per il pendolarismo o cercare alloggi disponibili quando i bambini dormono. Le persone che si trasferiscono per motivi di lavoro spesso inviano richieste a tarda notte. Molte volte, è al di fuori del normale orario di lavoro perché è allora che sono pronti a prendere una decisione.

Anche se l'orario di una richiesta è insolito, l'intento è spesso molto forte.

Le richieste tardive sono spesso richieste in fase decisionale

Alcuni messaggi inviati fuori orario provengono da affittuari che hanno già fatto progressi significativi nel loro processo decisionale. Potrebbero persino conoscere il quartiere, il loro budget mensile, la data di inizio del contratto di locazione, se hanno un animale domestico, la loro preferenza di parcheggio e il tipo di planimetria che desiderano.

Ecco perché rispondere in ritardo spesso risulta costoso. Gli affittuari non sempre chiedono informazioni per conoscere il mercato. Potrebbero semplicemente verificare se la proprietà debba rimanere nella loro lista ristretta.

Il sondaggio sugli affittuari di Apartments.com di maggio 2025 indica un ampio divario di aspettative riguardo ai tempi di risposta. Ha dichiarato che l'83% degli affittuari desidera una risposta da un proprietario il giorno successivo o prima. Lo stesso sondaggio ha affermato che il 31% desidera una risposta lo stesso giorno, e un ulteriore 47% si aspetta una risposta entro la fine del giorno successivo.

Queste statistiche non suggeriscono che tutti gli affittuari si aspettino risposte immediate. Indicano che una risposta rapida è necessaria. Gli affittuari confrontano le proprietà su molti canali, e la prima buona risposta continua la conversazione.

Il contatto perso è solo una parte della perdita

Molti operatori trattano la domanda tardiva come un problema di coda. La richiesta arriva, il team risponde il giorno successivo e la casella viene spuntata.

Molte informazioni utili potrebbero andare perse se il team non risponde rapidamente alla richiesta. Il cliente potrebbe aver bisogno di affrettare il trasloco, di una visita urgente e potrebbe avere altre informazioni sensibili come i prezzi, le politiche sugli animali domestici e confusione sulla necessità di un garante. I dettagli potrebbero andare persi se i messaggi vengono inviati alla segreteria telefonica, alla chat o all'e-mail del cliente.

Un'analisi LeaseHawk del 2019 su quasi 9 milioni di chiamate relative ad appartamenti ha rilevato che gli agenti di locazione hanno perso quasi il 49% delle chiamate. Inoltre, il rapporto ha dichiarato che quasi il 4% delle chiamate effettuate agli agenti di locazione è avvenuto al di fuori del normale orario di lavoro. La stessa analisi ha rilevato che l'87% delle chiamate effettuate agli agenti di locazione di appartamenti che permettevano l'opzione, non ha lasciato un messaggio.

Questo rapporto ha più di sette anni, quindi le chiamate medie effettuate agli agenti di locazione di appartamenti non dovrebbero essere modellate utilizzando questo rapporto. Il rapporto dimostra l'importanza di avere più mezzi di contatto per ridurre la dipendenza dai sistemi di messaggistica.

La trasparenza delle tariffe è fondamentale quando gli affittuari cercano da soli

La mancanza di chiarezza sulle tariffe è solitamente la causa di conflitto. Durante le ore non lavorative, la ricerca di risposte si rivolgerà a un annuncio. Secondo il rapporto Zillow 2025 Consumer Housing Trends Report, il 94% degli affittuari concorda sul fatto che tutte le tariffe dovrebbero essere elencate. Se un affittuario è costretto a cercare fuori dall'orario d'ufficio, probabilmente non ha accesso a spiegazioni sulle spese di domanda, l'affitto per animali domestici, le tariffe per servizi e parcheggio, o i termini del deposito.

Risposte insufficienti includono anche dichiarazioni che fanno poco per ridurre lo stress della situazione. Dire “Qualcuno ti contatterà domani” conferma che qualcosa è stato ricevuto, ma fa poco per chiarire i dubbi.

La pressione del mercato rende più difficile giustificare un follow-up debole

Niente presenta questa sfida al mercato degli affitti statunitense più dei dati di Realtor.com riportati da Investopedia nel febbraio 2026. Nel 2025, le case in affitto sfitte erano al 7,6%. Nel 2024, gli stessi dati registravano le case in affitto sfitte al 7,2%. Nel 2025, 27 delle 50 aree metropolitane più grandi degli Stati Uniti hanno registrato un aumento delle case in affitto sfitte.

Questo da solo dovrebbe indicare condizioni di mercato difficili. Potrebbe anche suggerire che nella maggior parte delle località, gli affittuari avranno la possibilità di scegliere tra una gamma più ampia di opportunità di affitto. Nei segmenti di mercato definiti da edifici comparabili, la chiarezza e la velocità di una risposta potrebbero essere fattori chiave di differenziazione.

Gli affittuari non ricorderanno ogni servizio, ma ricorderanno chi ha risposto chiaramente e ha spiegato i passaggi successivi.

Cosa si perdono gli operatori fuori orario

La perdita più evidente è il lead. La perdita più discreta è la tendenza che emerge da molti lead.

Le richieste tardive possono illuminare i colli di bottiglia nel processo di locazione. Se gli affittuari chiedono informazioni sulla politica sugli animali domestici, l'annuncio potrebbe non essere chiaro. Se chiedono delle tariffe, il dettaglio delle tariffe potrebbe non essere fornito. Se richiedono visite fuori orario o nei fine settimana, le visite disponibili potrebbero non rientrare nelle aspettative.

Gli operatori trascurano anche il canale preferito. Alcuni affittuari si aspettano un SMS dopo aver iniziato una chat web. Alcuni affittuari si aspettano un SMS dopo aver inviato un'e-mail per chiedere un confronto tra le proprietà. Alcuni preferiscono una telefonata, soprattutto per richieste urgenti.

Ogni richiesta può essere inserita in un modulo generico, ma non ogni richiesta è generica. Un sistema più efficace mantiene la richiesta visibile. Il team di locazione comprende la richiesta, la risposta e il follow-up necessario.

Come dovrebbe funzionare la locazione fuori orario d'ufficio

Una risposta efficace alle richieste che arrivano fuori orario è indicativa di ciò che non si dovrebbe fare quando si risponde. Dovrebbe rispondere alle domande frequenti, acquisire le informazioni pertinenti e instradare la richiesta con il contesto appropriato. 

Per la maggior parte degli operatori, ciò significa che il sistema dovrebbe essere in grado di:

• rispondere a domande approvate su prezzi, disponibilità, tariffe, animali domestici, parcheggio e servizi.
• registrare data di trasloco, fascia di budget, esigenze familiari e orari di visita preferiti.
• valutare l'urgenza senza fare promesse che il team non può mantenere.
• passare la conversazione al team di locazione con il contesto allegato.
• segnalare le domande che richiedono un giudizio umano.

È qui che l'IA conversazionale diventa utile per i team immobiliari. Non dovrebbe agire come uno script approssimativo. Dovrebbe lavorare con informazioni sulla proprietà approvate, rimanere all'interno della politica e passare il controllo quando la domanda richiede una revisione umana.

Dove si inserisce VerbaFlo

VerbaFlo è una piattaforma AI conversazionale per i team immobiliari. Per gli operatori che gestiscono prenotazioni di appartamenti dell'ultimo minuto, la prima sfida è conversazionale, poi amministrativa. VerbaFlo è una piattaforma AI conversazionale, progettata specificamente per gli operatori immobiliari.

L'inquilino desidera una risposta semplice e veloce, il team di leasing desidera un registro chiaro e utile e l'operatore vuole minimizzare le richieste perse e avere maggiore visibilità e controllo sui diversi canali.

VerbaFlo è progettato per situazioni in cui può mantenere viva una richiesta senza standardizzare ogni caso. Il caso d'uso è ovvio: rispondere a ciò che è consentito, acquisire ciò che è necessario e poi inoltrare la richiesta.

Questo è particolarmente vero per i mercati multifamiliari, Build-to-Rent (BTR) e degli alloggi per studenti appositamente costruiti (PBSA). Questi inquilini spesso valutano e confrontano più alternative.

Rendere più visibili le richieste dell'ultimo minuto

La ricerca di appartamenti dopo l'orario di lavoro spesso non è un'attività da poco. È spesso il periodo in cui gli inquilini decidono chi riceverà una risposta.

Quando gli operatori lasciano che queste interazioni vengano gestite tramite chiamate perse, una casella di posta stracolma o l'ordinamento dei messaggi il giorno successivo, creano una fuga di clienti. Quando il team inizia a lavorare, l'inquilino qualificato si è probabilmente già rivolto altrove. VerbaFlo aiuta i team immobiliari a gestire più conversazioni con precisione, controllo e contesto.

Richiedi una demo di VerbaFlo per scoprire come le richieste dell'ultimo minuto possono essere trasformate in conversazioni di leasing efficaci.

‍