Come i gestori di proprietà multifamiliari negli Stati Uniti utilizzano l'IA per gestire le morosità e i promemoria di pagamento

Perché i pagamenti dell'affitto vengono ancora saltati? La riscossione degli affitti è diventata un problema di comunicazione al giorno d'oggi. In tutti i portafogli immobiliari multifamiliari statunitensi, i pagamenti mancati o ritardati non sono il risultato dell'incapacità degli inquilini di pagare l'affitto. È principalmente a causa di follow-up incoerenti, mancanza di aggiornamenti e comunicazione su un unico canale. La morosità si verifica a causa del divario tra una data di scadenza e un promemoria che non è mai arrivato.

Al giorno d'oggi, ci sono diversi modi per farlo. I flussi di lavoro di comunicazione basati sull'IA sono progettati per colmare le lacune comunicative. Per i gestori di proprietà che si occupano di grandi portafogli, offrono un'alternativa strutturata e scalabile ai processi manuali.

I flussi di lavoro di comunicazione basati sull'IA sono progettati per colmare tale lacuna. Per i gestori di proprietà con grandi portafogli, questo è un modo più semplice e scalabile per sostituire i processi manuali difficili da mantenere coerenti.

Il problema della morosità nel settore immobiliare multifamiliare statunitense

Il problema dei pagamenti dell'affitto è significativo. Un rapporto del Consumer Financial Protection Bureau di gennaio 2025 afferma che il 14% degli inquilini negli Stati Uniti ha dovuto pagare una penale per il ritardo nell'anno fino a novembre 2024. Questo numero era arrivato al 23% nel 2023, ma è leggermente diminuito. Tuttavia, gli inquilini sentono ancora molta pressione.

Per chi gestisce molte unità abitative, questa percentuale significa che molti inquilini sono in ritardo con i pagamenti ogni mese. Contattare queste persone costa tempo e denaro. I team devono dedicare molto tempo a chiamare e inviare e-mail agli inquilini. Devono decidere quando intraprendere ulteriori azioni. Questo può essere un problema perché dipende da chi è disponibile e chi no.

Dove i processi manuali falliscono

La maggior parte dei team che gestiscono proprietà utilizza e-mail, telefonate e talvolta messaggi di testo per contattare gli inquilini in ritardo con i pagamenti. Questi metodi non funzionano in modo coordinato. I problemi principali sono:

• Invio di messaggi tramite un unico canale, che gli inquilini potrebbero ignorare o perdere
• Non avere un piano per le azioni successive, quindi i problemi peggiorano prima che qualcuno agisca
• Decidere quando inviare i promemoria in base alla disponibilità del personale e non in base a quando sarebbe più efficace
• Non essere in grado di vedere cosa succede con tutte le unità, il che rende difficile capire quali inquilini necessitano di aiuto immediato

Tutti questi fattori insieme significano che i team si limitano a reagire ai problemi invece di prevenirli con un buon piano. Il problema della morosità nel settore immobiliare multifamiliare statunitense è ancora un problema perché i team non comunicano con gli inquilini in modo strutturato. È invece necessario affrontare la questione con un sistema.

Cosa cambia l'IA nella riscossione degli affitti

Il valore dell'Intelligenza Artificiale nella gestione della morosità non riguarda la sostituzione del giudizio umano nei casi complessi. Riguarda l'eliminazione della necessità di un intervento umano nei follow-up, che costituiscono la maggior parte del carico di lavoro.

• Sequenze di promemoria strutturate

Le piattaforme basate sull'Intelligenza Artificiale consentono ai gestori di proprietà di impostare sequenze di promemoria di pagamento che vengono inviati in base al ciclo di affitto. Questi promemoria vengono inviati nei giorni precedenti e successivi alla data di scadenza, al momento giusto e tramite il canale appropriato, il tutto senza che un membro del team debba avviarli singolarmente.

La sequenza può essere adattata al modo in cui gli inquilini pagano l'affitto. Ad esempio, un residente che paga sempre l'affitto il tre o il quattro del mese riceverà una serie di promemoria diversa rispetto a chi ha già saltato dei pagamenti.

Gli inquilini a maggior rischio di saltare i pagamenti ricevono promemoria prima e più spesso. In questo modo non disturbiamo i residenti che pagano l'affitto in modo affidabile. Possiamo concentrare i nostri sforzi sulle persone che ne hanno bisogno. L'Intelligenza Artificiale, nella gestione della morosità, aiuta a rendere questo processo più fluido.

• Consegna Multi-Canale

Il coinvolgimento degli inquilini varia molto a seconda del canale utilizzato. Uno studio di McKinsey & Company sulla personalizzazione ha rilevato che le aziende che inviano messaggi attivati su più canali registrano un aumento del 5-15% dei ricavi e un miglioramento del 10-30% nell'efficienza del marketing. Questa idea funziona bene anche per i solleciti di affitto. Ad esempio, un messaggio ignorato nella casella di posta elettronica potrebbe ottenere una risposta se inviato tramite SMS o WhatsApp.

Una consegna multi-canale efficace in un flusso di lavoro di gestione delle morosità significa utilizzare i canali per scopi diversi:

• Gli SMS sono utili per i solleciti urgenti in prossimità o dopo la data di scadenza.
• L'email funziona bene per messaggi come istruzioni di pagamento o opzioni di supporto.
• WhatsApp è utile per raggiungere gli inquilini che utilizzano principalmente i loro telefoni.

Ogni canale viene utilizzato con attenzione in una sequenza non per inviare messaggi, ma come parte di un flusso di comunicazione pianificato, con tempistiche e logiche specifiche.

• Escalation Automatica

L'escalation manuale è un problema nella gestione delle morosità. I team spesso rimandano il passaggio di un caso a un livello di urgenza. Ciò accade a causa del carico di lavoro, dell'incertezza o perché significa affrontare una conversazione difficile. Di conseguenza, il recupero richiede più tempo.

L'escalation automatica cambia questo. Toglie la decisione dalle mani del team. Impostiamo flussi di lavoro per aumentare la frequenza dei contatti o rendere il contatto più urgente dopo un certo numero di giorni di ritardo. Se i messaggi precedenti non hanno ricevuto risposta, passiamo a un canale di comunicazione.

Una volta confermato il pagamento, tutte le comunicazioni si interrompono immediatamente. Questo processo segue regole predefinite e non richiede l'intervento di un membro del team a ogni passaggio.

Come VerbaFlo Struttura i Flussi di Lavoro per la Gestione delle Morosità

VerbaFlo è una piattaforma AI per chi gestisce proprietà immobiliari, come alloggi per studenti e case in affitto, e ora si sta espandendo nel mercato statunitense degli appartamenti.

• WorkFlo: Gestione Centralizzata dei Flussi di Lavoro

VerbaFlo dispone di uno strumento che aiuta i gestori immobiliari a creare un piano per comunicare con le persone in ritardo con i pagamenti. Possono creare un programma di solleciti. Decidere come comunicare con le persone senza dover controllare ogni individuo. Tutto è configurato in un unico posto. Tutto avviene automaticamente.

Questo è importante perché significa che quando le cose si fanno frenetiche, il sistema continua a funzionare. Se una proprietà non ha personale o se il team di leasing è molto impegnato, i solleciti di pagamento vengono comunque inviati come previsto. Il sistema è configurato per essere coerente, in modo da non dipendere dalle persone che devono ricordarsi di fare le cose.

• Personalizzazione Basata sul Comportamento

VerbaFlo analizza anche come ogni inquilino paga l'affitto e utilizza tali informazioni per decidere come comunicare con loro. Se qualcuno paga sempre l'affitto in tempo, riceve un sollecito. Se qualcuno è sempre in ritardo, riceve un sollecito prima e più frequentemente, in base alla sua cronologia dei pagamenti.

Questo modo di operare assicura che i solleciti siano pertinenti per ogni persona e non li infastidisca con messaggi non personalizzati. Significa anche che i gestori immobiliari possono concentrarsi sulle persone che hanno realmente bisogno di aiuto, invece di dedicare tempo a tutti in egual misura.
Inoltre, è facile da integrare nei vostri sistemi, migliora anche l'esperienza del cliente e ottimizza le vendite e le operazioni con il nostro sistema di comunicazione basato sull'AI. Aiuta a gestire più chiamate in pochi minuti.

Impatto Operativo per i Property Manager

Quando i property manager utilizzano un sistema per gestire i ritardi nei pagamenti, possono vedere la differenza che fa nel loro lavoro quotidiano. Ecco alcuni modi in cui questo sistema è d'aiuto:

• I property manager e i loro team non devono dedicare molto tempo a fare telefonate per ricordare alle persone di pagare l'affitto. Ciò significa che hanno tempo per dedicarsi a cose più importanti.

• Il sistema aiuta i property manager a seguire le persone che non hanno pagato l'affitto più velocemente e in modo coerente. Ciò riduce il tempo necessario per risolvere il problema.

• I property manager possono vedere cosa succede in tutte le loro proprietà in tempo reale. Non devono tenere traccia di ogni singola proprietà

• Il sistema aiuta i property manager a comunicare con i loro inquilini in modo professionale. Ciò contribuisce a mantenere gli inquilini soddisfatti.

Il cambiamento è strutturale. Invece di gestire i singoli solleciti, i team gestiscono un sistema che si occupa dei solleciti per loro conto. Il modello operativo passa da reattivo a proattivo, e i risultati riflettono questo cambiamento.

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Per i team che gestiscono grandi portafogli immobiliari multifamiliari negli Stati Uniti, la comunicazione fa davvero la differenza. Riduce il lavoro manuale, accelera le riscossioni e crea un'esperienza più coerente per i residenti.

Per scoprire come VerbaFlos WorkFlo può aiutare a gestire i solleciti di pagamento dell'affitto e la gestione delle morosità in tutte le unità abitative che gestisci, puoi prenotare una demo qui.

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